У бухгалтера есть доступ к счетам компании и к конфиденциальной информации, он обладает правом подписи финансовых документов. Вот почему человека на эту должность нужно выбирать тщательно. И не менее тщательно контролировать его деятельность.
Рассказываем, какие ошибки в сотрудничестве с бухгалтером могут привести к серьёзным последствиям и как их избежать.
Утрата базы данных
Опасная ситуация складывается, если бухгалтер работает на своём личном компьютере, ведёт там учёт, а у собственника бизнеса нет прямого доступа к этим файлам.
Чем это опасно?
Компьютер специалиста может выйти из строя. В такой ситуации не всегда получается достать данные с жёсткого диска.
Ещё хуже, если вы решите расстаться с бухгалтером не по взаимному согласию, а по вашему собственному решению. Он может отказаться отдавать архив базы из мстительности, или чтобы потребовать за него деньги.
В том и другом случае придётся заказывать процедуру восстановления бухучёта.
Что можно предпринять?
Лучше всего вести бухгалтерию в облачных сервисах, пароли от которых есть и у вашего сотрудника, и у вас. Покопайтесь в настройках, сделайте так, чтобы уведомления обо всех действиях в программе приходили вам на электронную почту.
Ошибки
Да, бухгалтер, как любой другой специалист, может допустить ошибку. А расплачиваться за неё будете вы. Если, конечно, он не работает с вами как представитель аутсорсинговой компании, деятельность которой застрахована.
Какие бывают ошибки?
Ошибка может быть следствием некомпетентности, невнимательности, усталости или плохого самочувствия. Например, случается, что по рассеянности человек дважды отправляет один платёж.
Но порой причинами ошибок становятся лень, или даже страх. Например, некоторые бухгалтеры начисляют своему нанимателю больше налогов, чем требуется, по принципу «лучше переплатить, чем недоплатить». Или ленятся собирать документы, подтверждающие переплату НДС, чтобы вернуть излишне уплаченные суммы.
Иногда они отказываются компенсировать командировочные, представительские расходы, если сотрудник рассчитывался наличными.
Как избежать?
Помогайте своему бухгалтеру. Пусть электронный документооборот будет стандартом работы в вашей компании. Тогда у специалиста всегда будет актуальная информация о совершённых и только планируемых расходах, а любые документы, нужные для налоговой, он сможет найти и распечатать за пару кликов.
Доступы к системе «Клиент-Банк» давать ему необязательно. Это позволит вам лично контролировать все платежи, хотя и дополнительных усилий тоже потребует.
Если у вас нет времени проверять качество бухгалтерского учёта и ведения отчётности, или вы не умеете это делать, приглашайте время от времени внешнего аудитора. Он обнаружит и поможет вовремя исправить ошибки. Да и бухгалтер, зная, что его регулярно проверяют, проявит больше внимательности.
Или заключите договор на бухгалтерские услуги с аутсорсинговой компанией, застраховавшей свою ответственность. Если ошибка специалиста приведёт к материальным потерям, их покроет страховка.
Воровство
К сожалению, случается и такое. Бухгалтер может вступить в сговор с контрагентом компании, сотрудниками или действовать в одиночку. У него есть возможность выводить деньги на счета подставных лиц, оформлять личные расходы как представительские и оплачивать из вашего кармана, начислять зарплаты несуществующим сотрудникам или придумать другую схему хищения.
Как не допустить?
Старайтесь лично подписывать все финансовые документы, не передавайте никому право подписи в интернет-банке.
Использование или передача третьим лицам информации
Бухгалтер знает всё о бизнесе, и может распорядиться этими знаниями в ущерб вам. Например, продать информацию конкурирующим компаниям или написать жалобу в государственные органы.
Что делать?
Если вы будете вести дела честно, то сдать вас налоговой или другим контролирующим органам не получится. При заключении договора со специалистом, включите пункт о неразглашении информации, предусмотрите штраф, который сделает невыгодной продажу информации.
Как найти хорошего специалиста и организовать продуктивную работу. Выводы
Даже если у вас есть рекрутёр, поучаствуйте в подборе и найме бухгалтера — это важная фигура для успеха вашего бизнеса.
Почитайте резюме, обратите внимание на ошибки, опечатки, неточности в нём. Высококлассный бухгалтер педантичен и такого не допустит.
Не берите на работу человека, который вам неприятен, пусть даже он отличный специалист с впечатляющими характеристиками. Всё равно наладить доверительные отношения не удастся. А значит и он не сможет работать с полной отдачей.
Обсуждайте со специалистом предстоящие сделки, сразу же сообщайте о проведённых операциях, требуйте того же от сотрудников.
Не давайте возможности воровать: полный доступ и все права в электронной системе «Клиент-Банк» бухгалтеру для работы иметь необязательно.
Регулярно приглашайте аудитора, уточняйте в налоговой, нет ли за вами долга или переплаты.
Если вы не знаете, где искать хорошего бухгалтера и как его контролировать, обращайтесь в надёжные компании, которые предлагают аудиторские и бухгалтерские услуги. Например, в Jara Accounting.