მორიგება კონტრაჰენტებთან, ფულის გადაყვანა ცრუმაგიერი პირების ანგარიშებზე, პირადი დანახარჯების ქვითრები , ხელფასის დარიცხვა „მკვდარი სულებისთვის“ - ეს მხოლოდ მცირე ჩამონათვალია იმისა, თუ როგორ შეიძლება მოატყუოს და გაძარცვოს ბუღალტერმა ბიზნესის მფლობელი.
- ბაზის დაკარგვა
ერთი-ერთი ძირითადი რისკი მფლობელისთვის არის სიტუაცია, როცა ბუღალტერი აღრიცხვას თავის პირად კომპიუტერზე აწარმოებს და მონაცემთა ბაზაზე წვდომა აქვს მხოლოდ მას. თუკი თქვენ არ მოგეწონებათ ბუღალტრის მუშაობა და მასთან დამშვიდობებას გადაწყვეტთ, მას შეუძლია არ მოგცეთ ბაზის არქივი და მოგთხოვოთ ფული.
ამ სიტუაციაში იძულებული იქნებით, აღადგინოთ მთელი აღრიცხვა. თუკი ოპერაციების მოცულობა არც ისე დიდი იყო, მაშინ ეს დიდ დროს არ წაგართმევთ. მაგრამ წარმოიდგინეთ, რა დრო დაგჭირდებათ, თუკი წლის განმავლობაში კომპანიას ასობით ოპერაცია ჰქონდა, რომელთა თანხაც ათობით მილიონი იყო.
როგორ არ დავუშვათ ეს?
უნდა გამოიყენოთ ღრუბლოვანი ბუღალტერია და მთელი პროცესი ერთ თანამშრომელზე არ უნდა ჩაიკეტოს: პაროლი მასაც უნდა ჰქონდეს და თქვენც, და ყველა შეტყობინება თქვენს ფოსტაზე უნდა მოდიოდეს.
- ზედმეტად გადახდილი გადასახადები და სხვა შეცდომები
ძალიან ხშირად ბიზნესი ზარალდება არა მხოლოდ ბუღალტრის ბოროტგანზრახული ქმედებებით, არამედ მისი უყურადღებობით, არაკომპეტენტურობით, სიზარმაცით ან შიშით. შედეგად, კომპანიამ შეიძლება გადაიხადოს გაცილებით მეტი გადასახადი, ვიდრე ეკუთვნის.
ხანდახან ბუღალტერს უბრალოდ ეშლება გადასახადების გამოთვლა. მაგრამ საკმაოდ ხშირად ისინი შეგნებულად მოქმედებენ პრინციპით „უმჯობესია ზედმეტის გადახდა, რადგან როცა საგადასახადო მოვა, მაინც იპოვის რაღაცას და დაგვარიცხავს“.
ძალიან ხშირად, მიუხედავად ყველა ხელთ არსებული საბუთისა, ბუღალტრები ამჯობინებენ, რომ არ მიმართონ საგადასახადოს დღგ-ის ანაზღაურებაზე, რადგან უბრალოდ ეშინიათ, რომ „ვაითუ, რამე იპოვონ შემოწმებისას“.
შეიძლება, უარი თქვან სამივლინებო ან წარმომადგენლობითი ხარჯების გაფორმებაზე, როგორიცაა, მაგალითად საქმიანი შეხვედრა რესტორანში, თუკი გადახდა ნაღდი ფულითაა შესრულებული.
ხანდახან უბრალოდ დაღლილობამ ან ოჯახურმა პრობლემებმა შეიძლება ბანალური შეცდომები დააშვებინოს საგადახდო დავალებებში ან ორჯერ გაგზავნოს ერთი და იგივე გადახდა.
როგორ მოვიქცეთ?
ხშირად პრობლემები იმიტომ ჩნდება, რომ ბუღალტერს არ აქვს ინფორმაცია დასაგეგმი და შესრულებული ხარჯების შესახებ. ამიტომ მნიშვნელოვანია სწორი კომუნიკაციის დამყარება კომპანიის ყველა თანამშრომელთან და ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის, როგორც მუშაობის სტანდარტის, შემოღება.
იმისათვის, რომ მინიმუმამდე იქნას დაყვანილი შეცდომების რისკები საგადახდო დავალებებში ან ორმაგ გადახდებში, უმჯობესია, რომ ბუღალტერს არ მისცეთ „კლიენტი-ბანკი“ სისტემასთან დაშვების გასაღები და თქვენ თვითონ მოაწეროთ ხელი დოკუმენტებს.
კიდევ ერთი სასარგებლო ზომა - გარე აუდიტი, რომელიც შეიძლება ჩატარდეს კვარტალში ერთხელ, რათა დარწმუნებული იყოთ, რომ ყველაფერი წესრიგშია (ან დროულად გამოავლინოთ და გამოასწოროთ შეცდომები). ან ხელშეკრულების დადება ბუღალტრული მომსახურების გაწევაზე სააგენტოსთან, რომლის პასუხისმგებლობაც დაზღვეულია. ასეთ შემთხვევაში, თუკი მოხდება გადასახადების ზედმეტად გადახდა ან თანხის გაზრდა (ჯარიმის ან საურავის დარიცხვით), დაზღვევა დაფარავს დანაკარგებს.
- აშკარა ქურდობა
სამწუხაროდ, პრაქტიკაში ყველაზე ხშირად ისინი იპარავენ, ვინც უშუალოდაა დაკავშირებული კონტრაჰენტებთან. თუმცა, თუკი თანამშრომელი მოურიგდება ბუღალტერს, რომელიც დამოუკიდებლად აწარმოებს ყველა გადახდას და აბარებს ანგარიშგებას, მას აქვს შესაძლებლობა, სახსრების ნაწილი გადაიტანოს თავის ინდმეწარმეზე ან შპს-ზე, „დახატოს“ ანგარიში და გააყალბოს ამონაწერები, რათა თქვენ ვერაფერი შეიტყოთ.
როგორ ავარიდოთ თავი?
დააყენეთ შეტყობინებების მიღება ანგარიშგების წარდგენის შესახებ.
დამოუკიდებლად მოაწერეთ ხელი დოკუმენტებს (ხელშეკრულებებს, ბრძანებებს პრემიების გაცემაზე).
არ მისცეთ ბუღალტერს ინტერნეტ-ბანკში ხელმოწერის უფლება.
- ინფორმაციის გამოყენება თქვენი ბიზნესის შესახებ
ბუღალტერი არის ადამიანი, რომელმაც პრაქტიკულად ყველაფერი იცის თქვენი ბიზნესის შესახებ, ამიტომ ბევრს ეშინია, რომ მან შეიძლება ინფორმაცია გადასცეს კონკურენტებს ან გამოიყენოს ცნობები კომპანიის საქმიანობის შესახებ და დაწეროს საჩივარი შემოწმების ორგანოებში.
როგორ გაარკვიოთ დაქირავებისას, შეგეფერებათ თუ არა კანდიდატი
გასაუბრებაზე არ უნდა მოიწვიოთ ადამიანი, რომლის რეზიუმეც შეცდომებს შეიცავს. თუკი აკლია წერტილები ან ასოები, არის უზუსტობები მითითებულ თარიღებსა ან სახელწოდებებში - ეს არის უყურადღებობის, სიზარმაცის და პედანტურობის არარსებობის დასტური, რაც ძალიან მნიშვნელოვანია ბუღალტრისათვის.
თუკი კანდიდატი არ მოგწონთ და მასთან მუშაობა რთულია, თქვენ გაგიჭირდებათ ნდობაზე დამყარებული ურთიერთობის აგება, როდესაც თქვენც პატივისცემით მოეპყრობით მას და მის სამუშაოს და ისიც ყოველთვის კომპანიის ინტერესების გათვალისწინებით იმოქმედებს.
დასკვნები:
გულდასმით მოეკიდეთ დაქირავების საკითხს. გახსოვდეთ, თუკი ბუღალტერი უხეშ შეცდომებს უშვებს რეზიუმეში ან უსიამოვნოა თქვენთვის, როგორც პიროვნება, არ ღირს, რომ მას მიანდოთ აღრიცხვის წარმოება.
განიხილეთ ბუღალტერთან დაგეგმილი გარიგებები და დროულად მიაწოდეთ ინფორმაცია შესრულებული ოპერაციების შესახებ. თუკი თქვენ თქვენს ბუღალტერს და მის მოვალეობებს მხოლოდ ფორმალურად უდგებით და მას ფაქტის წინაშე აყენებთ, ნაკლებად სავარაუდოა, რომ მას ჰქონდეს თქვენი ინტერესების დაცვით მოქმედების სტიმული.
ადამიანს არ უნდა მისცეთ მოპარვის შესაძლებლობა და საბაბი, არ მისცეთ ბუღალტერს სრული წვდომა „ბანკი-კლიენტი“ სისტემასთან.
გახსოვდეთ გარედან კონტროლის შესახებ. შეადარეთ საგადასახადოს მონაცემებს, რათა დარწმუნდეთ, რომ არ გაქვთ ვალი ან ზედმეტად გადახდილი თანხა, და მიმართეთ კონსულტანტს გარე აუდიტის ჩატარებისთვის.
თუკი შეუძლებელია, რომ თქვენ თვითონ ეძებოთ და აკონტროლოთ მთავარი ბუღალტერი, მიმართეთ საიმედო ბუღალტრულ კომპანიებს (ინფო Jara Accounting-ის შესახებ).