Javascript is required

Инвентаризация в баре, кафе, ресторане: в чём её польза, как и когда проводить

1042
3/16/2023

Неотъемлемая часть работы объектов общепита — инвентаризация. Она нужна, чтобы сопоставить фактические остатки с данными бухгалтерии, найти недостачу и разобраться с её причинами.

Если вы больше не хотите терять прибыль из-за перерасхода на кухне, читайте эту статью. Мы расскажем всё об инвентаризации: кто и как должен её проводить, насколько часто, и главное, — как использовать её результаты на благо своего бизнеса.

Периодичность 

Начнем с того, как часто проводить инвентаризацию, учитывая, что она бывает плановая и внеплановая.

Плановая

Этот вид инвентаризации проводят в кафе, ресторанах, барах с определённой периодичностью:

  • Ежемесячно. Обычно для проверки хозтоваров, бытовой химии. Некоторые руководители раз в месяц проверяют продукты.
  • Еженедельно. Это нормальная периодичность контроля за остатками продуктов.
  • Ежедневно. Мало кто готов заниматься инвентаризацией так часто. Но некоторые всё же мониторят, например, остатки алкоголя в баре после каждой смены.

Конечно же, сотрудники всегда знают о плановых инвентаризациях.

Внеплановая

А чтобы проверить ситуацию с остатками неожиданно, можно провести внеплановую инвентаризацию — без предупреждения, в любой день. Это целесообразно, если вы подозреваете, что у вас на кухне воруют.

Чья ответственность 

Остатки проверяет лицо, которое контролирует работу сотрудников — шеф-повар, главный бармен, управляющий. При этом обязательно присутствует представитель бухгалтерии.

Для проведения инвентаризации должен быть издан приказ, создана комиссия. Для внесения результатов печатается ведомость, где по окончании процедуры каждый её участник ставит подпись (если, конечно, он согласен, что все данные отражены в ведомости верно).

Затем бухгалтер изучает ведомость и составляет акт расхождений. 

Что можно обнаружить

В ходе инвентаризации обнаруживаются самые разные ошибки учёта:

  • Несоответствие единиц учёта. Иногда в фастфудах или кофейнях одноразовую посуду приходуют упаковками, но списывают при этом поштучно.
  • Дублирование позиций. Если, принимая кофе, внести в программу запись «Нескафе, 20 банок», а списывая, «Nescafe, 20 банок», можно получить расхождение остатков по документам и по факту в 20 банок.
  • Нарушение технологии. Иногда серьёзный перерасход продуктов обнаруживается из-за того, что повара или бармены берут неправильное количество ингредиентов для коктейлей, блюд.
  • Технологические карты с ошибками. Виновниками перерасхода могут быть не только повара, но и технологи, которые изначально неверно рассчитали количество ингредиентов.
  • Воровство. К сожалению, и это не редкость. Поймать воришку поможет внеплановая проверка по остаткам ингредиентов для самых популярных блюд. 

Что делать, если обнаружились расхождения?

Анализируйте их характер и делайте выводы.

Например, вы обнаружили пересортицу штучной продукции, при этом в накладных поставщика всё правильно. Это означает, что были совершены ошибки при оприходовании или при списании. Причиной ошибок в первичном учёте может быть обычная невнимательность, а вот «ошибки» при списании иногда связаны с воровством. Хотя бывает, что сотрудник убрал просрочку или бой, а списать забыл.

Если повара и бармены используют больше продуктов, чем надо, проверьте, умеют ли они читать технологические карты. Возможно, есть необходимость повысить квалификацию сотрудников. 

Если виновника недостачи не обнаружили, сумму удержания распределяют между барменами, поварами, официантами, администраторами, в чьих трудовых договорах обозначено, что они являются материально ответственными лицами.

Списание повреждённых предметов, просрочки — нормальное явление для общепита. В заведениях, которые готовят под заказ (кафе, рестораны), нормой будет 3% таких потерь. Где готовят заранее и разогревают (например, фастфуд) — 5%. Бо́льший процент — причина задуматься.

Списание должно происходить в присутствии представителя налоговой. Необходимо написать заявление «Подтверждение документа о списании просроченной и/или негодной товарно-материальной ценности» и пригласить представителя налогового органа для участия в процедурах выбраковки и утилизации. Если инспектор не даёт обратной связи два дня, можно заняться утилизацией без него.

Надеемся, что смогли помочь вам в подготовке инвентаризации. Пусть недостачи будут у вас редкой и досадной случайностью.
 

Забронируйте бесплатную консультацию
Получите подробную информацию о финансовых, юридических услугах и регистрации бизнеса от специалиста Jara Accounting. Заполните форму для записи.